Главная страница » Автоматизация и программное обеспечение » Автоматизация предприятия: точка зрения

Автоматизация предприятия: точка зрения

Обратитесь за БЕСПЛАТНОЙ консультацией:

Loading…

О том, что проблема автоматизации учета в России давно уже перестала быть актуальной, сегодня и пишут, и говорят очень много. На первый взгляд данное утверждение кажется верным. Действительно, на отечественном рынке программных продуктов представлено огромное количество разработок практически на все вкусы. Это программы для DOS и для Windows, под российские и под зарубежные стандарты учета, дешевые минибухгалтерии и дорогостоящие бухкомплексы, универсальные и отраслевые решения и т.д. Однако, если посмотреть на автоматизацию предприятия глазами современных руководителей и бухгалтеров, то оказывается, что не все здесь так просто и очевидно.

Существует мнение, что для решения проблемы автоматизации предприятия достаточно наличия определенных денежных средств и желания руководителя и главного бухгалтера внедрить у себя компьютерную систему. Между тем, ни для кого не секрет, что несмотря на единую общую цель - стремление приумножить доходы своего предприятия - задачи руководства и работников бухгалтерии принципиально отличаются друг от друга.

Если раньше, в первой половине 90-х годов автоматизация коммерческой фирмы или завода в сознании многих руководителей ассоциировалась именно с автоматизацией бухгалтерского учета, то теперь, при вступлении в третье тысячелетие, ситуация коренным образом изменилась. Ушли времена сверхприбылей, ужесточилась конкуренция на рынке и мало-помалу в постперестроечный, полусоциалистический стиль управления стал "проникать" западный менеджмент. В стране появилась прослойка владельцев и руководителей предприятий, заинтересованных не столько в аккуратно подготовленных балансах и налоговой отчетности, сколько в поиске средств и путей для снижения издержек и получения дополнительной прибыли. Стало очевидным, что отражения хозяйственной деятельности средствами бухгалтерского учета для решения этих задач далеко не достаточно. Возникла потребность в инструментарии, предназначенном прежде всего для планирования, контроля и анализа бизнес-процессов, а не только в формальном подведении итогов по системе, диктуемой контролирующими инстанциями.

Что касается бухгалтеров предприятий, то в условиях динамичности современного бизнеса и при частых изменениях действующего законодательства работать им становится труднее и труднее. От них, как известно, ожидают ведения продуманной учетной политики, правильного отражения хозяйственных операций в учете, оптимизации налоговых платежей, своевременного исполнения финансовых обязательств и представления отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды.

В этой связи возникает закономерный вопрос: существуют ли программные продукты, позволяющие оценивать состояние дел предприятия сразу в двух ракурсах, т.е. со стороны бухгалтерии и со стороны руководства. Отвечаем на него однозначно: да, существуют, и, более того, их число постоянно растет. Использование систем подобного типа ни в коей степени не "ломает" устои бухгалтерского учета и не подрывает авторитет бухгалтерии на предприятии. А руководство и менеджеры имеют возможность контролировать бизнес-процессы в своей собственной "системе координат".

Какими же средствами достигается "равновесие интересов" бухгалтерской и управленческой служб? Как известно, основой и бухгалтерского, и управленческого учета являются первичные документы.

В представленных на рынке системах работа с первичными документами происходит по-разному. В ряде программ, где декларируется документарность учета, каждый вводимый хозяйственный документ является только вспомогательным средством для формирования записей на счетах бухгалтерского учета. Его связи с другими первичными документами не отслеживаются и по этой причине оказываются "утерянными". В результате такого подхода по каждому отдельно взятому введенному документу формируется соответствующая совокупность проводок, а вся информация по состоянию и движению денежных средств, товарно-материальных ценностей, дебиторской и кредиторской задолженности и т.д. может быть доступна только в привязке к плану счетов бухгалтерского учета. Таким образом, данная схема работы создает неудобства как для самой бухгалтерии, так и для представителей высшего и среднего управленческого звена.

С одной стороны, на плечи работников бухгалтерии ложится нелегкий груз обязанностей по детальному аналитическому учету товарно-материальных ценностей и взаиморасчетов с поставщиками и клиентурой, и, следовательно, главная часть финансово-хозяйственной информации может быть получена только с их помощью. С другой стороны, руководство и менеджеры, вообще говоря, не обязаны вникать в многочисленные нюансы бухгалтерского учета и использовать его методы в повседневной работе. Для эффективного управления предприятием требуются данные, имеющие совершенно иную структуру и степень детализации, отслеживаемые с абсолютно другой периодичностью, нежели в бухгалтерии.

Соответственно, оптимальным решением для параллельного ведения управленческого и бухгалтерского учета является программная поддержка полной модели документооборота предприятия. Это актуально не только для промышленных и торговых гигантов с внушительными объемами первичной документации, но и для более мелких компаний, стремящихся организовать грамотное ведение бизнеса.

Опорным пунктом системы такого типа является наличие развитых междокументных связей. Это обеспечивает возможность совместной обработки документов различного типа, например, отгрузочных и платежных. Благодаря данной особенности вся информация по хозяйственной деятельности может быть получена как в традиционной "бухгалтерской форме", так и без привязки к счетам бухгалтерского учета. Иными словами, на первое место выходит оперативный учет бизнес-процессов, а на второе - их отражение в бухгалтерском учете. В результате аналитическая нагрузка блока бухгалтерского учета может быть сведена к минимуму. Так, например, в нем совершенно необязательно организовывать учет расчетов с бизнес-партнерами с точностью до договоров, счетов, накладных. Эти сведения могут быть получены из соответствующих блоков оперативного учета и управления и детализированы по всем актуальным разрезам - контрагентам, договорам и этапам договоров, счетам, срокам, суммам, предметам поставки и т.д. Более того, контировка или отсутствие контировки тех или иных документов ни в коей степени не влияет на содержание данных по бизнес-процессам, необходимых для оперативного управления.

Очевидно, что чем больше масштаб предприятия, тем больше первичных документов проходит через его бухгалтерию. Проводить контировку каждого первичного документа по отдельности бухгалтерам, конечно же, неудобно. Однако при данной технологии работы с первичными документами можно организовать групповое формирование проводок по однотипным хозяйственным документам по настроенному единому алгоритму.

Таким образом, при реализации данной схемы работы с документопотоками бухгалтерия будет оценивать деятельность предприятия, рассчитывая, как и обычно, обороты и сальдо по счетам бухгалтерского учета, а управленческий аппарат сможет оперировать привычными для себя терминами и использовать собственные методы контроля бизнес-процессов.

Очевидно, что одного скрупулезного учета для успешного управления предприятия недостаточно. Поэтому было бы желательно, чтобы в системе были реализованы планирование и анализ.

Именно такие подходы используются при создании и развитии программных продуктов компании "Интеллект-Сервис".